Processus de réservation d’espace

Vous trouverez ci-joint ce qu’il faut savoir et prévoir pour louer une espace à la Place des Arts du Grand Sudbury

Étape 1

Remplissez le formulaire de réservation

Complétez le formulaire de réservation afin de nous permettre de créer votre dossier client et de vérifier la disponibilité de l’espace à la date souhaitée.

Important : seules les demandes soumises via ce formulaire seront prises en compte.

Formulaire de demande de réservation

Étape 2

Validation technique

Dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables suivant la soumission de votre demande de réservation, notre équipe communiquera avec vous pour confirmer la disponibilité de la date demandée.

Une fois votre réservation confirmée, vous devrez remplir le formulaire de collecte d’information. Cette étape permet à nos techniciens d’évaluer la faisabilité de votre projet dans nos espaces et de s’assurer que tous les aspects techniques peuvent être pris en charge.

Important : si vous n’avez reçu aucune réponse dans les 5 jours ouvrables suivant l’envoi de votre demande de réservation, veuillez communiquer avec nous à experience@maplacedesarts.ca

Formulaire de recueil d'information

Étape 3

Approbation du devis préliminaire

Une fois votre projet validé par notre équipe technique, nous vous transmettrons un devis préliminaire détaillant les coûts estimés de votre événement.

Veuillez noter que ce devis ne constitue pas la facture finale. Il pourra être ajusté en fonction de vos besoins réels ou des modifications apportées à votre projet.

Afin de vous permettre de poursuivre votre planification, la date de votre événement pourra être réservée temporairement pendant la période de validité du devis, soit 15 jours suivant sa date d’émission.

Important : si le devis n’est pas approuvé dans ce délai, la réservation temporaire sera automatiquement annulée et la date sera remise disponible.

Grille tarifaire 2026-2027

Étape 4

Confirmation de la réservation

Une fois le devis préliminaire approuvé, nous vous transmettrons l’entente d’utilisation de l’espace pour signature.

À la signature de l’entente, un dépôt équivalant à 30 % du montant du devis préliminaire est exigé. Votre réservation sera considérée comme confirmée uniquement à la réception du dépôt.

Les modalités relatives à l’annulation et aux remboursements sont détaillées dans l’entente de location.

Assurance responsabilité civile

Le locataire doit fournir une assurance responsabilité civile désignant la Place des Arts comme assuré additionnel :

3 millions de dollars minimum pour la Grande Salle, le Studio Desjardins et la Galerie du Nouvel-Ontario;
2 millions de dollars minimum pour toutes les autres salles.

Informations techniques

Le client doit transmettre son devis technique ainsi que l’ensemble de ses besoins techniques au plus tard 30 jours avant la tenue de l’événement, afin de permettre à notre équipe de finaliser la planification.

Informations complémentaires

Billetterie

En tant qu’organisme à but non lucratif, les revenus générés par notre service de billetterie contribuent au financement de nos activités et au maintien de nos services.

L’utilisation de la billetterie de la Place des Arts est donc obligatoire pour tous les événements.

Si vous choisissez exceptionnellement de ne pas utiliser notre service de billetterie, des frais d’utilisation de 4 $ par participant seront facturés. Ces frais permettent de couvrir une partie des coûts liés au service à la clientèle, à l’entretien et au nettoyage de nos espaces. Le client devra nous transmettre les coordonnées des participants avant et après l’événement, afin que nous puissions communiquer avec eux, au besoin, notamment en cas d’incident ou de situation nécessitant un suivi.

Bar

L’ouverture du bar est offerte sur demande.

Des frais de 40 $ par heure, par barman ou barmaid, seront facturés lorsque le service de bar est requis. Toutefois, ces frais peuvent être absorbés par la Place des Arts si le seuil minimal de ventes est atteint pendant votre événement.

Pour en savoir plus sur les conditions d’ouverture du bar, veuillez communiquer avec bar@maplacedesarts.ca.

Service traiteur

Seul les service traiteur autorisé par la Place des Arts peuvent opérer dans nos locaux.

Promotion

La Place des Arts offre à tous ses locataires une visibilité équitable pour leurs événements. Afin d’assurer un traitement juste pour l’ensemble de notre clientèle, les mêmes outils de promotion sont offerts à tous, sans exception.

Votre événement bénéficiera des éléments de visibilité suivants :

une (1) publication sur les réseaux sociaux de la Place des Arts;
présence dans notre infolettre mensuelle;
affichage sur nos écrans numériques, diffusés en continu dans nos espaces;
affichage de vos affiches ou de vos dépliants à l’accueil, lorsque vous nous les fournissez.

À l’heure actuelle, nous ne sommes malheureusement pas en mesure d’offrir des campagnes publicitaires ou des services promotionnels personnalisés.

Période de réservation

Vous pouvez réserver un espace pour la saison (de septembre à août) à partir du début du mois d’avril. Si vous souhaitez réserver en dehors de cette période, une approbation des membres cofondateurs de la Place des Arts sera nécessaire.

Demande de partenariat

La Place des Arts offre un nombre limité de partenariats chaque année.

Les demandes de partenariat sont évaluées deux fois par année, soit en février et en juillet. Toutes les demandes reçues sont analysées lors de l’une de ces périodes d’évaluation.

Les organismes ou projets sélectionnés seront contactés directement par notre équipe à la suite du processus d’évaluation.

Formulaire de demande de réservation Formulaire de billetterie Service bar Formulaire de demande de partenariat